Elektroniske vs. papirbaserede batchregistreringer i fremstilling af kosttilskud

I kosttilskudsindustrien er det afgørende at føre komplette, nøjagtige og sikre produktionsregistre for at overholde lovgivningen og sikre produktkvalitet. Disse registre – kaldet Batch Manufacturing Records (BMR'er) eller Batch Production Records (BPR'er) – er hjørnestenen i at verificere, at hvert produkt er fremstillet i overensstemmelse med etablerede processer og standarder. Efterhånden som fremstillingspraksis udvikler sig, og de lovgivningsmæssige forventninger stiger, overvejer virksomheder i stigende grad elektroniske batchregistreringssystemer (eBR) for at understøtte datakonsistens, sporbarhed og driftseffektivitet [1].

Hvad er en batchproduktionsjournal?

En batchproduktionsjournal er et omfattende dokument, der registrerer den komplette historik for, hvordan et specifikt parti af kosttilskud blev fremstillet. En BMR omfatter typisk:

• Detaljer om råmaterialer: lotnumre, leverandøroplysninger og anvendte mængder
• Udstyr og værktøj: maskiner, vægte og andet udstyr involveret i processen
• Procesparametre: vægte, tider, temperaturer og andre kritiske variabler registreret under hele produktionen
• Operatørinddragelse: underskrifter eller initialer for hvert gennemført trin, sammen med tidsstempler
• Kvalitetstjek: resultater af test af produkter undervejs og færdige produkter, samt rengørings- og omstillingsregistre
• Dokumentation af afvigelser: optegnelser over eventuelle uventede hændelser eller afvigelser og iværksatte handlinger

Hovedformålet med en BMR er at demonstrere, at hvert parti er fremstillet i henhold til godkendte procedurer og specifikationer, som krævet i 21 CFR Part 111 og globale GMP-standarder [1,7].

Hvad er en elektronisk batchregistrering?

En elektronisk batchregistrering (eBR) er en digital version af den traditionelle BMR. eBR-systemer er designet til at indsamle produktionsdata enten automatisk (direkte fra udstyr eller digitale vægte) eller via manuel operatørinput på computerterminaler. Disse systemer kan guide operatører trin for trin gennem produktionsinstruktioner, kræve verifikation og godkendelser og markere manglende eller data uden for specifikationerne, før en batch kan fortsætte [2].

eBR-systemer inkluderer ofte funktioner som:

• Automatiserede, tidsstemplede revisionsspor for alle handlinger og dataændringer
• Elektroniske signaturer og adgangskontroller, der understøtter overholdelse af krav til elektronisk registrering
• Indbyggede kontroller, prompter eller interlocks for at reducere risikoen for menneskelige fejl eller oversprungne trin
• Søgbare digitale databaser til hurtigere hentning og rapportering af dokumenter
• Integration med laboratorie-, kvalitets- eller lagerstyringssystemer

Mange eBR-platforme er designet til at hjælpe producenter med at overholde 21 CFR del 11 (elektroniske optegnelser og signaturer), EMA bilag 11 og lignende global vejledning [2,4].

Sammenligning af papir- og elektroniske batchregistre

Er elektroniske batchregistreringer påkrævet?

Elektroniske batchregistre er ikke et lovkrav for fremstilling af kosttilskud i USA eller de fleste globale jurisdiktioner. Virksomheder kan bruge enten papir- eller elektroniske systemer, forudsat at de opfylder alle gældende lovgivningsmæssige standarder. For eksempel kræver 21 CFR Part 111 (for kosttilskud), 21 CFR Part 11 (for elektroniske registreringer og underskrifter) og generel god fremstillingspraksis (GMP), at registreringer er nøjagtige, fuldstændige, let tilgængelige for inspektion [1,2,7]. Både papir- og elektroniske systemer kan opfylde disse krav, hvis de administreres korrekt [3].

Elektroniske systemer kan dog tilbyde fordele inden for sporbarhed, fejlforebyggelse, adgangskontrol og hentning af poster og kan hjælpe organisationer med at demonstrere dataintegritet i overensstemmelse med gældende lovgivning [5].

Hybride systemer: Reguleringsmæssige forholdsregler og almindelig praksis

Selvom både papirbaserede og elektroniske batchregistre er tilladt i henhold til gældende regler, bruger mange organisationer "hybrid"-systemer - en blanding af papirbaserede og elektroniske komponenter. Denne situation opstår ofte, når et ERP-system (Enterprise Resource Planning) eller en anden digital platform genererer batchregistreringsskabeloner eller arbejdsordrer, der udskrives og udfyldes manuelt i fabrikslokalet. Denne tilgang er meget almindelig, især i faciliteter, hvor digitale systemer understøtter lager- og produktionsplanlægning, men de endelige udførelsesregistre forbliver på papir.

Hybridsystemer præsenterer dog unikke udfordringer for dataintegritet og overholdelse af regler. Reguleringsmyndigheder som Verdenssundhedsorganisationen (WHO) og Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA) fraråder generelt hybridsystemer som en langsigtet løsning [3]. Nøglerisici omfatter:

• Mangler i dataintegriteten: Når registre er opdelt i elektroniske og papirbaserede dokumenter, kan det være uklart, hvilken registrering der er autoritativ. Dette øger risikoen for fejl, udeladelser og uoverensstemmelser, samt uautoriserede ændringer eller tab af information.
• Komplikationer med revisionssporet: Revisorer kan have svært ved at følge rækkefølgen af ​​begivenheder, hvis handlinger registreres i forskellige formater. Papirdele er mere sårbare over for ændringer eller fejlarkivering, mens elektroniske systemer generelt har automatiserede revisionsspor.
• ERP-genererede dokumenter: Selv når ERP- eller produktionssystemer opretter kontrollerede skabeloner, kan sporbarhed og versionskontrol blive problemer, når disse udskrives og udfyldes manuelt – især hvis papir kopieres eller annoteres manuelt.
• Afstemningsbyrde: Organisationer, der bruger hybride tilgange, skal implementere robuste kontroller for at afstemme alle poster og sikre, at alle komponenter er komplette, opdaterede og sporbare på tværs af platforme.
• Reguleringskontrol: WHO og EMA's retningslinjer angiver, at hybride systemer "præsenterer flere muligheder for fejl eller brud på dataintegriteten" og anbefaler, at sådanne tilgange kun anvendes midlertidigt med en klar plan for overgangen til en fuldt elektronisk eller fuldt papirbaseret arbejdsgang [3,4].

I sidste ende bør faciliteter, der anvender hybride systemer, være forberedte på at demonstrere under revisioner eller inspektioner, hvordan data fra begge kilder kontrolleres, afstemmes og beskyttes mod tab eller manipulation. Hvis hybride systemer er nødvendige under overgange, bør organisationer udvikle og dokumentere procedurer til styring af risici og planlægge fuld digital eller papirbaseret integration i fremtiden.

Overvejelser om overgang

Organisationer, der overvejer at skifte fra papirbaserede til elektroniske batchregistre, bør nøje vurdere flere kritiske faktorer, inden de påbegynder overgangen. Vigtige overvejelser omfatter:

• Systemdesign og validering: eBR-løsningen skal valideres for at bekræfte, at den fungerer som tilsigtet, understøtter dataintegritet og opfylder gældende lovgivningsmæssige krav [2].
• Træning og brugerimplementering: Operatører, kvalitetspersonale og ledere har brug for omfattende træning og støtte for at sikre effektiv brug af det nye system [5].
• Kompatibilitet med eksisterende udstyr og processer: Det valgte eBR-system skal integreres problemfrit med den nuværende produktions-, kvalitets- og IT-infrastruktur.
• Krav til dataintegritet: Der bør etableres kontroller for at beskytte mod uautoriserede dataændringer, sikre sikre elektroniske signaturer og give et pålideligt revisionsspor [6].
• Langsigtede tilgængeligheds- og opbevaringspolitikker: Elektroniske optegnelser skal opbevares sikkert og være tilgængelige i hele den opbevaringsperiode, der kræves i henhold til lovgivningen eller virksomhedens politik [7].

En vellykket implementering af et elektronisk batchregistreringssystem kræver typisk omhyggelig planlægning, tværfagligt samarbejde mellem produktion, kvalitet og IT samt løbende overvågning for at sikre, at overholdelse af regler og driftsmæssige behov fortsat opfyldes [5].

Konklusion

Batchregistre – uanset om de er papir- eller elektroniske – er afgørende for at sikre integriteten af ​​produktionen af ​​kosttilskud. Begge tilgange er acceptable i henhold til amerikanske og de fleste internationale regler. Elektroniske systemer kan dog levere driftseffektivitet, forbedret dataintegritet og bedre understøttelse af udviklende lovgivningsmæssige forventninger. Hybride systemer, selvom de er almindelige, kræver stærke kontroller og præsenterer unikke compliance-udfordringer. Overgangen fra papir- til elektroniske batchregistre er en strategisk beslutning, der bør styres af en omhyggelig vurdering af organisationens beredskab, compliance-krav og langsigtede forretningsmål [5].

Referencer

1. Den amerikanske fødevare- og lægemiddelstyrelse. 21 CFR Del 111 – Gældende god fremstillingspraksis for kosttilskud.
2. Den amerikanske fødevare- og lægemiddelstyrelse. 21 CFR Del 11 – Elektroniske optegnelser; Elektroniske signaturer.
3. Verdens Sundhedsorganisation. Teknisk rapportserie nr. 996, bilag 5 – Vejledning om god praksis for data- og registreringsstyring. 2016.
4. Det Europæiske Lægemiddelagentur. Bilag 11 – Edb-systemer. 2011.
5. Den amerikanske fødevare- og lægemiddelstyrelse. Spørgsmål og svar om dataintegritet og overholdelse af lægemiddel-CGMP – Vejledning til industrien. 2018.
6. Samarbejdsordning for lægemiddelinspektion. PIC/S PI 041-1 – God praksis for datahåndtering og integritet i regulerede GMP/GDP-miljøer. 2021.
7. Europa-Kommissionen. EU EudraLex – Bind 4 – Retningslinjer for god fremstillingspraksis.