Elektronische vs. Papier-Chargenprotokolle bei der Herstellung von Nahrungsergänzungsmitteln

In der Nahrungsergänzungsmittelindustrie ist die Führung vollständiger, genauer und sicherer Produktionsaufzeichnungen unerlässlich, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Gewährleistung der Produktqualität zu gewährleisten. Diese Aufzeichnungen – sogenannte Batch Manufacturing Records (BMRs) oder Batch Production Records (BPRs) – bilden die Grundlage für den Nachweis, dass jedes Produkt gemäß etablierten Prozessen und Standards hergestellt wird. Da sich Herstellungspraktiken weiterentwickeln und die regulatorischen Anforderungen steigen, ziehen Unternehmen zunehmend elektronische Chargenaufzeichnungssysteme (eBR) in Betracht, um Datenkonsistenz, Rückverfolgbarkeit und Betriebseffizienz zu gewährleisten [1].

Was ist ein Chargenherstellungsprotokoll?

Ein Chargenherstellungsprotokoll ist ein umfassendes Dokument, das die vollständige Geschichte der Herstellung einer bestimmten Charge eines Nahrungsergänzungsmittels erfasst. Ein BMR enthält typischerweise:

• Rohstoffdetails: Chargennummern, Lieferanteninformationen und verwendete Mengen
• Ausrüstung und Werkzeuge: Maschinen, Waagen und andere am Prozess beteiligte Geräte
• Prozessparameter: Gewichte, Zeiten, Temperaturen und andere kritische Variablen werden während der gesamten Produktion aufgezeichnet
• Beteiligung des Betreibers: Unterschriften oder Initialen für jeden abgeschlossenen Schritt, zusammen mit Zeitstempeln
• Qualitätsprüfungen: Ergebnisse der prozessbegleitenden und fertigen Produktprüfungen sowie Reinigungs- und Umstellungsprotokolle
• Abweichungsdokumentation: Aufzeichnungen aller unerwarteten Ereignisse oder Nichtkonformitäten und der ergriffenen Maßnahmen

Der Hauptzweck eines BMR besteht darin, nachzuweisen, dass jede Charge gemäß den genehmigten Verfahren und Spezifikationen hergestellt wurde, wie in 21 CFR Part 111 und den globalen GMP-Standards gefordert [1,7].

Was ist ein elektronisches Chargenprotokoll?

Ein elektronisches Chargenprotokoll (eBR) ist die digitale Version des herkömmlichen Chargenprotokolls. eBR-Systeme erfassen Produktionsdaten entweder automatisch (direkt von Geräten oder digitalen Waagen) oder durch manuelle Eingabe an Computerterminals. Diese Systeme führen Bediener Schritt für Schritt durch die Fertigungsanweisungen, verlangen Überprüfungen und Freigaben und kennzeichnen fehlende oder nicht den Spezifikationen entsprechende Daten, bevor eine Charge verarbeitet werden kann [2].

eBR-Systeme umfassen häufig Funktionen wie:

• Automatisierte, mit Zeitstempel versehene Prüfprotokolle für alle Aktionen und Datenänderungen
• Elektronische Signaturen und Zugriffskontrollen unterstützen die Einhaltung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen
• Integrierte Prüfungen, Eingabeaufforderungen oder Verriegelungen reduzieren das Risiko menschlicher Fehler oder übersprungener Schritte
• Durchsuchbare digitale Datenbanken für schnelleren Datensatzabruf und Berichterstellung
• Integration mit Labor-, Qualitäts- oder Bestandsmanagementsystemen

Viele eBR-Plattformen sind darauf ausgelegt, Hersteller bei der Einhaltung von 21 CFR Part 11 (elektronische Aufzeichnungen und Signaturen), EMA Annex 11 und ähnlichen globalen Richtlinien zu unterstützen [2,4].

Vergleich von Chargenprotokollen in Papierform und elektronisch

Sind elektronische Chargenprotokolle erforderlich?

Elektronische Chargenprotokolle sind für die Herstellung von Nahrungsergänzungsmitteln in den USA und den meisten anderen Ländern keine gesetzliche Vorschrift. Unternehmen können sowohl papierbasierte als auch elektronische Systeme verwenden, sofern sie alle geltenden regulatorischen Standards erfüllen. Beispielsweise verlangen 21 CFR Part 111 (für Nahrungsergänzungsmittel), 21 CFR Part 11 (für elektronische Aufzeichnungen und Unterschriften) und die allgemeine Gute Herstellungspraxis (GMP), dass Aufzeichnungen korrekt, vollständig, leicht abrufbar und für Inspektionen verfügbar sein müssen [1,2,7]. Sowohl papierbasierte als auch elektronische Systeme können diese Anforderungen erfüllen, wenn sie ordnungsgemäß verwaltet werden [3].

Elektronische Systeme können jedoch Vorteile hinsichtlich der Rückverfolgbarkeit, Fehlervermeidung, Zugriffskontrolle und Datenabfrage bieten und können Unternehmen dabei helfen, die Datenintegrität im Einklang mit den aktuellen gesetzlichen Richtlinien nachzuweisen [5].

Hybridsysteme: Regulatorische Hinweise und gängige Praktiken

Obwohl sowohl Papier- als auch elektronische Chargenprotokolle nach den geltenden Vorschriften zulässig sind, verwenden viele Unternehmen „Hybridsysteme“ – eine Mischung aus Papier- und elektronischen Komponenten. Diese Situation entsteht häufig, wenn ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) oder eine andere digitale Plattform Chargenprotokollvorlagen oder Arbeitsaufträge generiert, die ausgedruckt und in der Fertigung von Hand ausgefüllt werden. Dieser Ansatz ist weit verbreitet, insbesondere in Betrieben, in denen digitale Systeme die Bestands- und Produktionsplanung unterstützen, die endgültigen Ausführungsprotokolle jedoch weiterhin auf Papier vorliegen.

Hybridsysteme stellen jedoch besondere Herausforderungen hinsichtlich Datenintegrität und Compliance dar. Regulierungsbehörden wie die Weltgesundheitsorganisation (WHO) und die Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA) raten generell von Hybridsystemen als langfristige Lösung ab [3]. Zu den Hauptrisiken zählen:

• Lücken in der Datenintegrität: Wenn Aufzeichnungen elektronisch und in Papierform vorliegen, kann unklar sein, welche Aufzeichnung maßgeblich ist. Dies erhöht das Risiko von Fehlern, Auslassungen und Inkonsistenzen sowie unbefugten Änderungen oder Informationsverlust.
• Komplikationen beim Audit-Trail: Prüfer können den Ablauf der Ereignisse möglicherweise nur schwer nachvollziehen, wenn die Aktionen in unterschiedlichen Formaten aufgezeichnet werden. Papierdokumente sind anfälliger für Änderungen oder Fehlablage, während elektronische Systeme in der Regel über automatisierte Prüfpfade verfügen.
• ERP-generierte Dokumente: Selbst wenn ERP- oder Fertigungsausführungssysteme kontrollierte Vorlagen erstellen, können Rückverfolgbarkeit und Versionskontrolle problematisch werden, sobald diese ausgedruckt und manuell ausgefüllt werden – insbesondere, wenn Papier erneut kopiert oder von Hand mit Anmerkungen versehen wird.
• Abstimmungsaufwand: Organisationen, die hybride Ansätze verwenden, müssen robuste Kontrollen implementieren, um alle Datensätze abzugleichen und sicherzustellen, dass jede Komponente vollständig, aktuell und plattformübergreifend nachvollziehbar ist.
• Regulatorische Kontrolle: Die Leitlinien der WHO und der EMA weisen darauf hin, dass hybride Systeme „mehr Möglichkeiten für Fehler oder Lücken in der Datenintegrität bieten“ und empfehlen, solche Ansätze nur vorübergehend zu verwenden und einen klaren Plan für den Übergang zu einem vollständig elektronischen oder vollständig papierbasierten Arbeitsablauf vorzulegen [3,4].

Einrichtungen, die Hybridsysteme einsetzen, sollten bei Audits oder Inspektionen nachweisen können, wie Daten aus beiden Quellen kontrolliert, abgeglichen und vor Verlust oder Manipulation geschützt werden. Sind Hybridsysteme während der Umstellung erforderlich, sollten Unternehmen Verfahren zum Risikomanagement entwickeln und dokumentieren und für die Zukunft eine vollständige digitale oder papierbasierte Integration planen.

Überlegungen zum Übergang

Unternehmen, die eine Umstellung von papierbasierten auf elektronische Chargenprotokolle in Erwägung ziehen, sollten vor der Umstellung mehrere kritische Faktoren sorgfältig prüfen. Zu den wichtigsten Überlegungen gehören:

• Systemdesign und Validierung: Die eBR-Lösung muss validiert werden, um sicherzustellen, dass sie die vorgesehene Leistung erbringt, die Datenintegrität unterstützt und die geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt [2].
• Schulung und Benutzerakzeptanz: Um eine effektive Nutzung des neuen Systems zu gewährleisten, benötigen Bediener, Qualitätspersonal und Manager umfassende Schulungen und Unterstützung [5].
• Kompatibilität mit bestehenden Geräten und Prozessen: Das gewählte eBR-System sollte sich reibungslos in die aktuelle Fertigungs-, Qualitäts- und IT-Infrastruktur integrieren lassen.
• Anforderungen an die Datenintegrität: Es sollten Kontrollen eingerichtet werden, um vor unbefugten Datenänderungen zu schützen, sichere elektronische Signaturen zu gewährleisten und einen zuverlässigen Prüfpfad bereitzustellen [6].
• Richtlinien für langfristige Zugänglichkeit und Aufbewahrung: Elektronische Aufzeichnungen müssen sicher gespeichert werden und für die gesamte Aufbewahrungsfrist, die durch Vorschriften oder Unternehmensrichtlinien vorgeschrieben ist, zugänglich bleiben [7].

Die erfolgreiche Implementierung eines elektronischen Chargenprotokollsystems erfordert in der Regel eine sorgfältige Planung, eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Produktion, Qualität und IT sowie eine kontinuierliche Überwachung, um sicherzustellen, dass die Compliance- und Betriebsanforderungen weiterhin erfüllt werden [5].

Fazit

Chargenprotokolle – ob in Papierform oder elektronisch – sind für die Integrität der Nahrungsergänzungsmittelherstellung unerlässlich. Beide Ansätze sind nach US-amerikanischen und den meisten internationalen Vorschriften zulässig. Elektronische Systeme können jedoch betriebliche Effizienz, verbesserte Datenintegrität und eine bessere Unterstützung sich entwickelnder regulatorischer Erwartungen bieten. Hybridsysteme sind zwar weit verbreitet, erfordern jedoch strenge Kontrollen und stellen besondere Compliance-Herausforderungen dar. Die Umstellung von papierbasierten auf elektronische Chargenprotokolle ist eine strategische Entscheidung, die auf einer sorgfältigen Bewertung der organisatorischen Bereitschaft, der Compliance-Anforderungen und der langfristigen Geschäftsziele basieren sollte [5].

Referenzen

1. US Food and Drug Administration. 21 CFR Part 111 – Aktuelle gute Herstellungspraxis für Nahrungsergänzungsmittel.
2. US Food and Drug Administration. 21 CFR Part 11 – Elektronische Aufzeichnungen; Elektronische Signaturen.
3. Weltgesundheitsorganisation. Technische Berichtsreihe Nr. 996, Anhang 5 – Leitlinien für gute Praktiken im Daten- und Datensatzmanagement. 2016.
4. Europäische Arzneimittel-Agentur. Anhang 11 – Computergestützte Systeme. 2011.
5. US Food and Drug Administration. Fragen und Antworten zur Datenintegrität und Einhaltung der CGMP-Vorschriften für Arzneimittel – Leitfaden für die Industrie. 2018.
6. Kooperationsprogramm für die Arzneimittelinspektion. PIC/S PI 041-1 – Gute Praktiken für Datenmanagement und -integrität in regulierten GMP/GDP-Umgebungen. 2021.
7. Europäische Kommission. EU EudraLex – Band 4 – Leitlinien zur Guten Herstellungspraxis.