Dossiers de lots électroniques et papier dans la fabrication de suppléments

Dans l'industrie des compléments alimentaires, la tenue de registres de production complets, précis et sécurisés est essentielle pour garantir la conformité réglementaire et la qualité des produits. Ces registres, appelés registres de fabrication par lots (BMR) ou registres de production par lots (BPR), constituent la pierre angulaire de la vérification de la conformité de chaque produit aux processus et normes établis. Face à l'évolution des pratiques de fabrication et à la multiplication des exigences réglementaires, les entreprises envisagent de plus en plus les systèmes de registres électroniques de lots (eBR) pour garantir la cohérence des données, la traçabilité et l'efficacité opérationnelle [1].

Qu'est-ce qu'un registre de fabrication par lots ?

Un registre de fabrication de lot est un document complet qui retrace l'historique complet de la fabrication d'un lot spécifique de complément alimentaire. Un registre de fabrication de lot comprend généralement :

• Détails des matières premières : numéros de lot, informations sur le fournisseur et quantités utilisées
• Matériel et outillage : machines, balances et autres équipements impliqués dans le processus
• Paramètres de processus: poids, temps, températures et autres variables critiques enregistrées tout au long de la production
• Implication de l’opérateur : signatures ou initiales pour chaque étape complétée, ainsi que les horodatages
• Contrôles qualité : résultats des tests en cours de fabrication et des produits finis, ainsi que des enregistrements de nettoyage et de changement de produit
• Documentation des écarts : enregistrements de tout événement inattendu ou de toute non-conformité et des mesures prises

L’objectif principal d’un BMR est de démontrer que chaque lot a été fabriqué conformément aux procédures et spécifications approuvées, comme l’exigent la partie 21 du 111 CFR et les normes mondiales GMP [1,7].

Qu'est-ce qu'un enregistrement de lot électronique ?

Un dossier de lot électronique (eBR) est une version numérique du BMR traditionnel. Les systèmes eBR sont conçus pour saisir les données de production soit automatiquement (directement depuis l'équipement ou les balances numériques), soit manuellement via des saisies sur des terminaux informatiques. Ces systèmes peuvent guider les opérateurs étape par étape dans les instructions de fabrication, exiger des vérifications et des validations, et signaler les données manquantes ou hors spécifications avant le traitement d'un lot [2].

Les systèmes eBR incluent souvent des fonctionnalités telles que :

• Pistes d'audit automatisées et horodatées pour toutes les actions et modifications de données
• Signatures électroniques et contrôles d'accès, soutenant la conformité aux exigences en matière d'enregistrement électronique
• Vérifications, invites ou verrouillages intégrés pour réduire le risque d'erreur humaine ou d'étapes ignorées
• Bases de données numériques consultables pour une récupération et une création de rapports plus rapides
• Intégration avec les systèmes de gestion de laboratoire, de qualité ou d'inventaire

De nombreuses plateformes eBR sont conçues pour aider les fabricants à se conformer à la partie 21 du 11 CFR (enregistrements et signatures électroniques), à l'annexe 11 de l'EMA et à des directives mondiales similaires [2,4].

Comparaison des enregistrements de lots papier et électroniques

Les enregistrements de lots électroniques sont-ils obligatoires ?

Les dossiers de lots électroniques ne sont pas une obligation légale pour la fabrication de compléments alimentaires aux États-Unis ni dans la plupart des juridictions internationales. Les entreprises peuvent utiliser des systèmes papier ou électroniques, à condition de respecter toutes les normes réglementaires applicables. Par exemple, la partie 21 du titre 111 du CFR (pour les compléments alimentaires), la partie 21 du titre 11 du CFR (pour les dossiers et signatures électroniques) et les bonnes pratiques de fabrication (BPF) exigent que les dossiers soient exacts, complets, facilement consultables et disponibles pour inspection [1,2,7]. Les systèmes papier et électroniques peuvent tous deux satisfaire à ces exigences s'ils sont gérés correctement [3].

Les systèmes électroniques peuvent toutefois offrir des avantages en termes de traçabilité, de prévention des erreurs, de contrôle d’accès et de récupération des enregistrements, et peuvent aider les organisations à démontrer l’intégrité des données conformément aux directives réglementaires en vigueur [5].

Systèmes hybrides : précautions réglementaires et pratiques courantes

Bien que les dossiers de lots papier et électroniques soient autorisés par la réglementation actuelle, de nombreuses organisations utilisent des systèmes « hybrides », combinant papier et composants électroniques. Cette situation se produit souvent lorsqu'un progiciel de gestion intégré (ERP) ou une autre plateforme numérique génère des modèles de dossiers de lots ou des ordres de travail imprimés et remplis manuellement en atelier. Cette approche est très courante, notamment dans les installations où les systèmes numériques prennent en charge la planification des stocks et de la production, mais où les dossiers d'exécution finaux restent sur papier.

Cependant, les systèmes hybrides présentent des défis uniques en matière d'intégrité et de conformité des données. Les autorités réglementaires telles que l'Organisation mondiale de la santé (OMS) et l'Agence européenne des médicaments (EMA) déconseillent généralement les systèmes hybrides comme solution à long terme [3]. Les principaux risques sont les suivants :

• Lacunes en matière d’intégrité des données : Lorsque les documents sont répartis entre les versions électroniques et papier, il peut être difficile de déterminer lequel fait foi. Cela augmente le risque d'erreurs, d'omissions et d'incohérences, ainsi que de modifications non autorisées ou de pertes d'informations.
• Complications liées à la piste d’audit : Les auditeurs peuvent avoir du mal à suivre la séquence des événements si les actions sont enregistrées sous différents formats. Les documents papier sont plus vulnérables aux altérations ou aux erreurs de classement, tandis que les systèmes électroniques disposent généralement de pistes d'audit automatisées.
• Documents générés par l'ERP : Même lorsque les systèmes ERP ou d'exécution de fabrication créent des modèles contrôlés, une fois ceux-ci imprimés et complétés manuellement, la traçabilité et le contrôle des versions peuvent devenir des problèmes, en particulier si le papier est recopié ou annoté à la main.
• Le fardeau de la réconciliation : Les organisations utilisant des approches hybrides doivent mettre en œuvre des contrôles robustes pour rapprocher tous les enregistrements et garantir que chaque composant est complet, à jour et traçable sur toutes les plateformes.
• Contrôle réglementaire : Les directives de l’OMS et de l’EMA indiquent que les systèmes hybrides « présentent davantage de risques d’erreur ou de manque d’intégrité des données » et recommandent que de telles approches ne soient utilisées que temporairement, avec un plan clair de transition vers un flux de travail entièrement électronique ou entièrement papier [3,4].

En fin de compte, les établissements utilisant des systèmes hybrides doivent être prêts à démontrer, lors des audits ou des inspections, comment les données des deux sources sont contrôlées, rapprochées et protégées contre toute perte ou falsification. Si des systèmes hybrides sont nécessaires pendant la transition, les organisations doivent élaborer et documenter des procédures de gestion des risques et planifier une intégration complète, numérique ou papier, à l'avenir.

Considérations relatives à la transition

Les organisations envisageant de passer des dossiers de lots papier aux dossiers électroniques doivent évaluer attentivement plusieurs facteurs critiques avant d'entamer la transition. Parmi les principaux points à considérer figurent :

• Conception et validation du système : La solution eBR doit être validée pour confirmer qu’elle fonctionne comme prévu, qu’elle prend en charge l’intégrité des données et qu’elle répond aux exigences réglementaires applicables [2].
• Formation et adoption par les utilisateurs : Les opérateurs, le personnel de qualité et les gestionnaires ont besoin d’une formation et d’un soutien complets pour garantir une utilisation efficace du nouveau système [5].
• Compatibilité avec les équipements et procédés existants : Le système eBR choisi doit s’intégrer harmonieusement à l’infrastructure actuelle de fabrication, de qualité et informatique.
• Exigences en matière d’intégrité des données : Des contrôles doivent être mis en place pour protéger contre les modifications de données non autorisées, garantir des signatures électroniques sécurisées et fournir une piste d’audit fiable [6].
• Politiques d’accessibilité et de conservation à long terme : Les dossiers électroniques doivent être stockés en toute sécurité et rester accessibles pendant toute la période de conservation requise par la réglementation ou la politique de l’entreprise [7].

La mise en œuvre réussie d’un système d’enregistrement électronique des lots nécessite généralement une planification minutieuse, une collaboration interfonctionnelle entre la production, la qualité et l’informatique, ainsi qu’une surveillance continue pour garantir que la conformité et les besoins opérationnels continuent d’être satisfaits [5].

Conclusion

Les dossiers de lots, qu'ils soient papier ou électroniques, sont essentiels pour garantir l'intégrité de la fabrication des compléments alimentaires. Les deux approches sont acceptables aux États-Unis et dans la plupart des réglementations internationales. Cependant, les systèmes électroniques peuvent offrir une efficacité opérationnelle, une meilleure intégrité des données et une meilleure prise en compte de l'évolution des exigences réglementaires. Les systèmes hybrides, bien que courants, nécessitent des contrôles rigoureux et présentent des défis de conformité spécifiques. La transition des dossiers de lots papier vers les dossiers électroniques est une décision stratégique qui doit être guidée par une évaluation minutieuse de la préparation de l'organisation, des exigences de conformité et des objectifs commerciaux à long terme [5].

Références

1. US Food and Drug Administration. 21 CFR Partie 111 – Bonnes pratiques de fabrication actuelles pour les compléments alimentaires.
2. US Food and Drug Administration. 21 CFR Partie 11 – Enregistrements électroniques ; Signatures électroniques.
3. Organisation mondiale de la santé. Série de rapports techniques n° 996, Annexe 5 – Guide sur les bonnes pratiques de gestion des données et des enregistrements. 2016.
4. Agence européenne des médicaments. Annexe 11 – Systèmes informatisés. 2011.
5. US Food and Drug Administration. Intégrité des données et conformité aux bonnes pratiques de fabrication des médicaments : questions et réponses – Guide à l'intention de l'industrie. 2018.
6. Système de coopération en matière d'inspection pharmaceutique. PIC/S PI 041-1 – Bonnes pratiques de gestion et d'intégrité des données dans les environnements réglementés GMP/GDP. 2021.
7. Commission européenne. UE EudraLex – Volume 4 – Lignes directrices sur les bonnes pratiques de fabrication.