इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

यह विषय का हिस्सा है SG Systems Global नियामक एवं संचालन शब्दावली।

दिसंबर 2025 को अपडेट किया गया • भाग 11 / अनुलग्नक 11 नियंत्रण, अनुमोदन और अभियोग • गुणवत्ता आश्वासन, अनुपालन, सूचना प्रौद्योगिकी, संचालन

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से मान्य अनुमोदन और इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली के भीतर किए गए हस्ताक्षर होते हैं, जहां हस्ताक्षर की घटना विशिष्ट व्यक्ति से जुड़ी होती है और एक विशिष्ट रिकॉर्ड और अर्थ से संबंधित होती है (जैसे, "समीक्षित," "अनुमोदित," "निष्पादित," "जारी किया गया")। विनियमित विनिर्माण और गुणवत्ता प्रणालियों में, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर केवल एक चेकबॉक्स या टाइप किया गया नाम नहीं है। यह एक नियंत्रित प्रक्रिया है जो पहचान , आशय और रिकॉर्ड संबंध को सिद्ध करती है ताकि हस्ताक्षरित रिकॉर्ड ऑडिट और जांच के दौरान विश्वसनीय और मान्य हो। यही कारण है कि इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर 21 CFR भाग 11 , EU अनुलग्नक 11 , डेटा अखंडता और एक प्रमाणित ऑडिट ट्रेल से निकटता से जुड़े हुए हैं जो यह रिकॉर्ड करता है कि किसने हस्ताक्षर किए, उन्होंने क्या हस्ताक्षर किए, उन्होंने कब हस्ताक्षर किए और हस्ताक्षर का क्या अर्थ था।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को अनुपालन-योग्य साक्ष्य में परिवर्तित करते हैं। यदि हस्ताक्षर कमजोर हैं—साझा खाते, अस्पष्ट अर्थ, श्रेय का अभाव, या हस्ताक्षर के बाद संपादन योग्य रिकॉर्ड—तो सिस्टम का बचाव करना मुश्किल हो जाता है, भले ही अंतर्निहित प्रक्रिया अच्छी हो। मजबूत इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कागज रहित संचालन, तीव्र रिलीज चक्र, नियंत्रित कार्यप्रवाह और बैच निष्पादन ( ईबीएमआर ), विचलन, सीएपीए, दस्तावेज़ नियंत्रण, प्रशिक्षण और आपूर्तिकर्ता/गुणवत्ता निर्णयों में विश्वसनीय जवाबदेही को सक्षम बनाते हैं। लक्ष्य सरल है: इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को हस्ताक्षरित कागजी रिकॉर्ड के समान ही मान्य होना चाहिए—अक्सर बेहतर—क्योंकि साक्ष्य पर समय अंकित होता है और उसे ट्रैक किया जा सकता है।

"ई-हस्ताक्षर का महत्व तभी होता है जब वह पहचान, इरादे और हस्ताक्षरित किए गए सटीक रिकॉर्ड से अटूट संबंध को साबित करता हो।"

1) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वास्तव में क्या साबित करता है

एक मान्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को तीन बातें साबित करनी होंगी:

• पहचान: हस्ताक्षरकर्ता की विशिष्ट रूप से पहचान की जाती है (कोई साझा क्रेडेंशियल नहीं) और उसे प्रमाणित किया जाता है।
• आशय: हस्ताक्षरकर्ता का हस्ताक्षर करने का इरादा था और वह हस्ताक्षर के अर्थ को समझता था (समीक्षा/अनुमोदित/निष्पादित/जारी किया गया)।
• रिकॉर्ड बाइंडिंग: हस्ताक्षर करते समय हस्ताक्षर उस विशिष्ट रिकॉर्ड से जुड़ा होता है और इसे अलग नहीं किया जा सकता या इसका दुरुपयोग नहीं किया जा सकता।

जब ये तत्व मौजूद होते हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर हस्तलिखित हस्ताक्षर से अधिक शक्तिशाली हो जाता है क्योंकि इसमें समय अंकित होता है, यह पहचान योग्य होता है और सिस्टम संदर्भ (भूमिका, कार्यप्रवाह चरण, रिकॉर्ड संस्करण) से जुड़ा होता है। इन तत्वों के न होने पर, "ई-हस्ताक्षर" केवल एक दिखावटी वस्तु बनकर रह जाता है जिसका साक्ष्य मूल्य कमजोर होता है।

2) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाम इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड डेटा होता है: बैच रिकॉर्ड, विचलन, CAPA, परीक्षण परिणाम, नियंत्रित दस्तावेज़, प्रशिक्षण पूर्णता। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर उस रिकॉर्ड पर लागू की गई स्वीकृति या प्रमाणीकरण क्रिया है। इन दोनों का एक साथ कार्य करना आवश्यक है। नियंत्रित हस्ताक्षर के बिना रिकॉर्ड प्रकाशन के लिए अपूर्ण हो सकता है। नियंत्रित रिकॉर्ड के बिना हस्ताक्षर अर्थहीन है।

इसीलिए भाग 11 को अक्सर "इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर" के रूप में संक्षेपित किया जाता है। आपको रिकॉर्ड (अखंडता, संरक्षण, ऑडिट ट्रेल) और हस्ताक्षर (पहचान, आशय, बाध्यकारी) दोनों को नियंत्रित करना होगा। यदि एक पक्ष कमजोर है, तो अनुपालन की स्थिति बिगड़ जाती है।

3) विनियमित कार्यों में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर क्यों आवश्यक हैं?

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर इसलिए मौजूद हैं क्योंकि विनियमित विनिर्माण दस्तावेजी निर्णयों पर आधारित होता है। स्वीकृतियाँ परिभाषित करती हैं कि क्या अनुमत है: कौन से बैच चरण पूरे किए गए, कौन से विचलन स्वीकार्य हैं, कौन से CAPA बंद किए गए हैं, कौन से विनिर्देश प्रभावी हैं, और कौन से लॉट जारी किए गए हैं। हस्ताक्षरों के बिना, निर्णय अस्पष्ट होते हैं। हस्ताक्षरों के साथ, निर्णय उत्तरदायी और तर्कसंगत बन जाते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कागजी कार्रवाई को सक्षम बनाते हैं और प्रक्रिया संबंधी बाधाओं को कम करते हैं। फॉर्म को प्रिंट और स्कैन करने के बजाय, संगठन कार्रवाई के समय ही हस्ताक्षर ले सकता है, जिससे रिकॉर्ड और ऑडिट ट्रेल के साथ तत्काल जुड़ाव हो जाता है। सही ढंग से लागू करने पर, यह अनुपालन और दक्षता दोनों को बेहतर बनाता है क्योंकि इससे प्रतिलिपि संबंधी त्रुटियां कम होती हैं और कार्रवाई और दस्तावेज़ीकरण के बीच का समय अंतराल कम हो जाता है।

4) हस्ताक्षर का अर्थ: "समीक्षित" और "अनुमोदित" एक ही बात नहीं हैं।

हस्ताक्षर का अर्थ सबसे अधिक उपेक्षित आवश्यकताओं में से एक है। हस्ताक्षर का एक निश्चित उद्देश्य होना चाहिए। हस्ताक्षर के सामान्य उद्देश्यों में शामिल हैं:

• प्रदर्शन किया: मैंने यह कदम/कार्य किया।
• सत्यापित: मैंने पुष्टि की है कि यह परिणाम/चरण आवश्यकताओं को पूरा करता है।
• समीक्षा की गई: मैंने रिकॉर्ड की समीक्षा की और उसे स्वीकार्य पाया।
• मंजूर की: मैं इस रिकॉर्ड/निर्णय को उपयोग के लिए अनुमोदित करता/करती हूं।
• विमोचन: मैं इस लॉट/बैच/दस्तावेज़ को अगले चरण में जारी करता/करती हूँ।

सिस्टम को अर्थ स्पष्ट और सुसंगत बनाना चाहिए। यदि सब कुछ केवल "हस्ताक्षरित" लिखा हो, तो हस्ताक्षर कमजोर हो जाता है क्योंकि यह स्पष्ट नहीं होता कि हस्ताक्षरकर्ता ने किस बात की पुष्टि की है। मजबूत सिस्टम हस्ताक्षर के अर्थ को मेटाडेटा के रूप में कैप्चर करते हैं और इसे रिकॉर्ड और ऑडिट ट्रेल में स्पष्ट रूप से दिखाते हैं।

5) प्रमाणीकरण नियंत्रण: पहचान को सुरक्षित बनाना

पहचान मूलभूत है। यदि प्रमाणीकरण कमजोर हो तो सबसे मजबूत हस्ताक्षर प्रोग्राम भी विफल हो जाता है। कम से कम, एक सुरक्षित प्रोग्राम के लिए निम्नलिखित आवश्यक हैं:

• अद्वितीय उपयोगकर्ता खाते: कोई साझा लॉगिन नहीं, कोई सामान्य "ऑपरेटर" खाते नहीं।
• सशक्त प्रमाणीकरण: पासवर्ड के मानक, जहां उपयुक्त हो वहां मल्टीफैक्टर ऑथेंटिकेशन (MFA), और रीसेट के लिए नियंत्रण।
• नियंत्रित प्रावधान: शासित एक्सेस प्रोविजनिंग और डीप्रोविजनिंग।
• भूमिका-आधारित अनुमतियाँ: केवल अधिकृत भूमिकाएं ही हस्ताक्षर कर सकती हैं और केवल अनुमत कार्यों के लिए ही।RBAC).

कई सिस्टम बैच रिलीज़ या विचलन अनुमोदन जैसे महत्वपूर्ण हस्ताक्षरों के लिए "हस्ताक्षर के समय पुनः प्रमाणीकरण" (जैसे, पासवर्ड पुनः दर्ज करना या पहचान की पुष्टि करना) की आवश्यकता रखते हैं। इसका उद्देश्य हस्ताक्षर करते समय ही इरादे और पहचान को स्पष्ट करना है, न कि केवल लॉगिन के समय।

6) रिकॉर्ड बाइंडिंग और हस्ताक्षर के बाद परिवर्तन नियंत्रण

हस्ताक्षर करते समय हस्ताक्षर रिकॉर्ड की स्थिति से जुड़ा होना चाहिए। मूल समस्या "हस्ताक्षर के बाद के संशोधन" हैं। यदि अनुमोदन के बाद रिकॉर्ड को बिना किसी प्रमाण के बदला जा सकता है, तो अनुमोदन अर्थहीन हो जाता है। एक तर्कसंगत दृष्टिकोण में आमतौर पर निम्नलिखित शामिल होते हैं:

• लॉक किया जा रहा: एक बार हस्ताक्षर हो जाने के बाद, महत्वपूर्ण रिकॉर्ड फ़ील्ड लॉक हो जाते हैं या संशोधन-नियंत्रित हो जाते हैं।
• संशोधन नियंत्रण: हस्ताक्षर के बाद किए गए परिवर्तनों के लिए नए अनुमोदनों (संबंधों) के साथ एक नया संशोधन बनाना आवश्यक है। दस्तावेज़ नियंत्रण और परिवर्तन नियंत्रण).
• ऑडिट ट्रेल की दृश्यता: हस्ताक्षर करने के बाद किए गए किसी भी बदलाव को रिकॉर्ड किया जाता है और वह दिखाई देता है, जिसमें यह भी शामिल होता है कि किसने क्या और क्यों बदला।
• हस्ताक्षर अमान्यकरण तर्क: कुछ परिवर्तनों के कारण पहले के हस्ताक्षर स्वतः ही अमान्य हो जाते हैं और दोबारा हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है।

बाइंडिंग में अटैचमेंट नियंत्रण भी शामिल है। यदि कोई रिकॉर्ड अटैचमेंट (रिपोर्ट, पीडीएफ, इमेज) का संदर्भ देता है, तो हस्ताक्षर केवल एक फ़ील्ड पर नहीं, बल्कि पूरे रिकॉर्ड पैकेज पर लागू होना चाहिए।

7) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का उपयोग कहाँ किया जाता है (सामान्य उपयोग के मामले)

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर उन सभी जगहों पर दिखाई देते हैं जहां निर्णयों को प्रमाणित और बचाव योग्य बनाना आवश्यक होता है। सामान्य उपयोग के मामलों में शामिल हैं:

• बैच निष्पादन: चरण पूर्णता, प्रक्रियाधीन जाँच, लाइन क्लीयरेंस पुष्टिकरण और अंतिम बैच साइन-ऑफ ईईबीएमआर.
• पकड़ें/छोड़ें: रखना और छोड़ना कोरांटीन/पकड़ लॉट और बैच की स्थिति।
• विचलन और जांच: विचलन अनुमोदन, जांच निष्कर्ष और प्रभावशीलता जांच।
• सीएपीए: सीएपीए की मंजूरी, कार्रवाई पूर्ण होने पर हस्ताक्षर और समापन।
• नियंत्रण बदलें: परिवर्तन अनुरोध की स्वीकृति, कार्यान्वयन की स्वीकृति और कार्यान्वयन के बाद की समीक्षा।
• दस्तावेज़ नियंत्रण: मानक परिचालन प्रक्रिया (एसओपी) की स्वीकृति, प्रभावी तिथि का प्राधिकरण, अप्रचलन संबंधी स्वीकृति।
• प्रशिक्षण: प्रशिक्षण पूर्णता प्रमाणन और योग्यता पुष्टिकरण।
• आपूर्तिकर्ता और गुणवत्ता संबंधी निर्णय: एमआरबी निपटान और आपूर्तिकर्ता सुधारात्मक कार्रवाई अनुमोदन।

प्रत्येक मामले में, हस्ताक्षर सही अर्थ को प्रतिबिंबित करना चाहिए और भूमिकाओं द्वारा सीमित होना चाहिए ताकि अनधिकृत उपयोगकर्ता उच्च जोखिम वाले निर्णयों पर हस्ताक्षर न कर सकें।

8) सिग्नेचर इवेंट्स के लिए ऑडिट ट्रेल अपेक्षाएँ

हस्ताक्षर संबंधी घटनाओं का पता लगाया जा सकना चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों के लिए एक विश्वसनीय ऑडिट ट्रेल में आमतौर पर निम्नलिखित जानकारी शामिल होती है:

• हस्ताक्षरकर्ता की पहचान: उपयोगकर्ता आईडी और, जहां उपयुक्त हो, मुद्रित नाम।
• टाइमस्टैम्प: हस्ताक्षर की तिथि/समय (समय क्षेत्र की संगति सहित)।
• अर्थ: समीक्षा की गई/अनुमोदित किया गया/निष्पादित किया गया/जारी किया गया।
• रिकॉर्ड संदर्भ: किस रिकॉर्ड और किस संस्करण/संशोधन पर हस्ताक्षर किए गए थे?
• प्रमाणन विधि: क्या उच्च प्रभाव वाले चरणों के लिए हस्ताक्षर करते समय पुनः प्रमाणीकरण हुआ था?

ऑडिटर हस्ताक्षर संबंधी विफलताओं और उन्हें ओवरराइड करने के मामलों पर भी ध्यान देते हैं: असफल लॉगिन प्रयास, हस्ताक्षर रद्द करना, पासवर्ड रीसेट करना और कोई भी प्रशासनिक कार्रवाई जिससे पहचान में बाधा आ सकती है। यही कारण है कि हस्ताक्षर प्रणालियों को नियंत्रित पहुंच प्रावधान से जोड़ा जाना चाहिए और असामान्य पैटर्न के लिए उनकी निगरानी की जानी चाहिए।

9) विफलता के सामान्य तरीके (ई-हस्ताक्षर कैसे कमजोर हो जाते हैं)

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रोग्राम आमतौर पर अनुमानित तरीकों से विफल हो जाते हैं:

• साझा खाते: इससे पहचान का प्रमाण नष्ट हो जाता है और हस्ताक्षर अमान्य हो जाते हैं।
• अस्पष्ट अर्थ: बिना किसी परिभाषित इरादे के "हस्ताक्षरित"।
• हस्ताक्षर करने के बाद संपादन योग्य रिकॉर्ड: यदि अभिलेखों को नियंत्रित पुनरीक्षण के बिना बदला जा सकता है, तो अनुमोदन अर्थहीन हो जाते हैं।
• हस्ताक्षर करने के अधिकार का अत्यधिक व्यापक होना: बहुत अधिक उपयोगकर्ता उच्च-प्रभाव वाले कदमों को मंजूरी दे सकते हैं, जिससे कर्तव्यों का पृथक्करण कमजोर हो जाता है।
• कमजोर प्रावधान: रोल क्रीप और पुरानी पहुंच अनधिकृत हस्ताक्षर क्षमता का कारण बनती है।
• ऑडिट ट्रेल समीक्षा में कमी: विशिष्ट घटनाएं मौजूद हैं लेकिन उनकी निगरानी नहीं की जाती; संदिग्ध पैटर्न का पता नहीं चल पाता।

इसका समाधान शासन और डिजाइन में निहित है: मजबूत पहचान नियंत्रण, स्पष्ट हस्ताक्षर उद्देश्य, लागू किए गए रिकॉर्ड लॉकिंग/संशोधन नियम और गुणवत्ता प्रणाली के अनुरूप भूमिका-आधारित अनुमतियाँ।

10) व्यावहारिक योजना: रक्षायोग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों को लागू करना

एक व्यावहारिक कार्यान्वयन योजना कुछ इस प्रकार दिखती है:

• 1) सिग्नेचर पॉइंट्स को परिभाषित करें: उन वर्कफ़्लो की सूची बनाएं जिनके लिए हस्ताक्षर आवश्यक हैं (बैच चरण, रिलीज़, विचलन, CAPA, परिवर्तन नियंत्रण, दस्तावेज़)।
• 2) हस्ताक्षर के अर्थ परिभाषित करें: समीक्षा/अनुमोदित/निष्पादित/जारी किए गए कार्यों की समीक्षा करें और सुनिश्चित करें कि सिस्टम उन्हें रिकॉर्ड करता है।
• 3) भूमिकाएँ परिभाषित करें: हस्ताक्षर के अधिकारों को भूमिकाओं से जोड़ें और कर्तव्यों के पृथक्करण को लागू करें।
• 4) पहचान नियंत्रण लागू करें: अद्वितीय खाते, मजबूत प्रमाणीकरण, नियंत्रित प्रावधान।
• 5) रिकॉर्ड में हस्ताक्षर दर्ज करें: हस्ताक्षरित अभिलेखों को लॉक या संशोधन-नियंत्रण के तहत रखें; संलग्नकों और संदर्भ को सुरक्षित रखें।
• 6) ऑडिट ट्रेल को कैप्चर करें: हस्ताक्षर संबंधी घटनाओं को लॉग किया जाता है, उनकी समीक्षा की जा सकती है और उन्हें आवश्यक अवधियों के लिए सुरक्षित रखा जाता है।
• 7) निगरानी और समीक्षा करें: हस्ताक्षर संबंधी विसंगतियों के लिए आवधिक पहुंच समीक्षा और ऑडिट ट्रेल निगरानी।

यह योजना इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों को केवल एक औपचारिक सुविधा के बजाय अनुपालन की एक मजबूत कड़ी में बदल देती है। इसका लक्ष्य हस्ताक्षरों को सहज और दुरुपयोग से कठिन बनाना है।

11) यह V5 के साथ कैसे मेल खाता है SG Systems Global

नियंत्रित निष्पादन और अनुमोदन। V5 प्लेटफ़ॉर्म में , इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर मॉड्यूल में नियंत्रित निष्पादन का समर्थन करते हैं: निरीक्षण के लिए तैयार eBMR में MES चरण हस्ताक्षर , WMS होल्ड और रिलीज़, और विचलन, CAPA, MRB और परिवर्तन नियंत्रण के लिए QMS अनुमोदन। RBAC और नियंत्रित प्रावधान यह सुनिश्चित करते हैं कि केवल अधिकृत भूमिकाएँ ही विशिष्ट निर्णयों पर हस्ताक्षर कर सकें।

लेखापरीक्षा योग्यता। हस्ताक्षर संबंधी घटनाओं को उनके संदर्भ, अर्थ और समय-चिह्न सहित दर्ज किया जाता है, जिससे लेखापरीक्षा प्रक्रिया मजबूत होती है और भाग 11/परिशिष्ट 11 के अनुरूप साक्ष्य का समर्थन मिलता है। रिकॉर्ड को लॉक या संशोधन-नियंत्रित किया जा सकता है ताकि हस्ताक्षर सही रिकॉर्ड स्थिति से जुड़े रहें।

संक्षेप में: V5 जवाबदेही सुनिश्चित करने और डेटा की अखंडता की रक्षा करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का उपयोग करता है - अनुमोदनों को कागज के बिना ही बचाव योग्य, निरीक्षण के लिए तैयार साक्ष्य में बदल देता है।

12) अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न 1. क्या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से मान्य हैं?
कई विनियमित संदर्भों में, हाँ—जब पहचान, इरादे और रिकॉर्ड लिंकेज के लिए उचित नियंत्रणों के साथ लागू किया जाता है, और जब यह लागू नियमों और संगठनात्मक नीतियों के अनुरूप होता है।

प्रश्न 2. क्या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए पासवर्ड दोबारा दर्ज करना आवश्यक है?
अक्सर महत्वपूर्ण हस्ताक्षरों के लिए इसका उपयोग किया जाता है। कुछ प्रणालियों में हस्ताक्षर करते समय पुनः प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है ताकि इरादे को स्पष्ट किया जा सके। विशिष्ट दृष्टिकोण आपके जोखिम मॉडल और नियामक अपेक्षाओं के अनुरूप होना चाहिए।

प्रश्न 3. क्या हस्ताक्षरित रिकॉर्ड को बाद में बदला जा सकता है?
बिना ट्रेसबिलिटी के इसे बदला नहीं जा सकता। आमतौर पर, हस्ताक्षरित रिकॉर्ड लॉक कर दिए जाते हैं या परिवर्तनों के लिए एक नए संशोधन और पुनः अनुमोदन की आवश्यकता होती है, जिसमें परिवर्तन और उसके कारणों को दर्शाने वाला एक पूर्ण ऑडिट ट्रेल शामिल होता है।

प्रश्न 4. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सबसे तेजी से किससे टूटते हैं?
साझा खाते, हस्ताक्षर के अस्पष्ट अर्थ, कर्तव्यों के पृथक्करण के बिना व्यापक हस्ताक्षर करने की अनुमतियाँ, और नियंत्रित संशोधन के बिना हस्ताक्षर करने के बाद रिकॉर्ड को संपादित करने की क्षमता।

प्रश्न 5. ई-हस्ताक्षर का प्रयोग सर्वप्रथम कहाँ किया जाना चाहिए?
उच्च-मूल्य वाले नियंत्रण बिंदुओं से शुरुआत करें: बैच चरण की पूर्णता और रिलीज़, विचलन/CAPA अनुमोदन, परिवर्तन नियंत्रण अनुमोदन और नियंत्रित दस्तावेज़ अनुमोदन। लेखा परीक्षक और जांचकर्ता इन्हीं पर सबसे अधिक भरोसा करते हैं।

प्रश्न 6. हस्ताक्षर के लिए ऑडिट ट्रेल में क्या-क्या दर्ज किया जाना चाहिए?
किसने हस्ताक्षर किए, कब, किस रिकॉर्ड/संस्करण पर हस्ताक्षर किए गए, हस्ताक्षर का क्या अर्थ था, और (जहां लागू हो) प्रमाणीकरण कैसे किया गया। इस रिकॉर्ड को सुरक्षित रखा जाना चाहिए और पुनः प्राप्त किया जा सकना चाहिए।

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