Registri dei lotti elettronici vs. cartacei nella produzione di integratori

Nel settore degli integratori alimentari, mantenere registri di produzione completi, accurati e sicuri è essenziale per la conformità normativa e per garantire la qualità del prodotto. Questi registri, denominati Batch Manufacturing Records (BMR) o Batch Production Records (BPR), sono il fondamento per verificare che ogni prodotto sia fabbricato in conformità con i processi e gli standard stabiliti. Con l'evoluzione delle pratiche di produzione e l'aumento delle aspettative normative, le aziende stanno sempre più prendendo in considerazione sistemi di registrazione elettronica dei lotti (eBR) per supportare la coerenza dei dati, la tracciabilità e l'efficienza operativa [1].

Che cosa è un record di produzione in lotti?

Un Batch Manufacturing Record è un documento completo che registra la cronologia completa di come è stato prodotto uno specifico lotto di integratori alimentari. Un BMR in genere include:

• Dettagli sulla materia prima: numeri di lotto, informazioni sul fornitore e quantità utilizzate
• Attrezzature e strumenti: macchine, bilance e altre attrezzature coinvolte nel processo
• Parametri di processo: pesi, tempi, temperature e altre variabili critiche registrate durante la produzione
• Coinvolgimento dell'operatore: firme o iniziali per ogni passaggio completato, insieme ai timbri temporali
• Controlli di qualità: risultati dei test in corso d'opera e sui prodotti finiti, nonché registrazioni di pulizia e cambio formato
• Documentazione di deviazione: registrazioni di eventuali eventi imprevisti o non conformità e azioni intraprese

Lo scopo principale di un BMR è dimostrare che ogni lotto è stato prodotto secondo procedure e specifiche approvate, come richiesto dalla Parte 21 del 111 CFR e dagli standard GMP globali [1,7].

Che cosa è un batch record elettronico?

Un Electronic Batch Record (eBR) è una versione digitale del tradizionale BMR. I sistemi eBR sono progettati per acquisire i dati di produzione in modo automatico (direttamente dalle apparecchiature o dalle bilance digitali) o tramite input manuale dell'operatore sui terminali del computer. Questi sistemi possono guidare gli operatori passo dopo passo attraverso le istruzioni di produzione, richiedere verifiche e approvazioni e segnalare dati mancanti o fuori specifica prima che un lotto possa procedere [2].

I sistemi eBR spesso includono funzionalità quali:

• Tracce di controllo automatizzate e con timestamp per tutte le azioni e le modifiche dei dati
• Firme elettroniche e controlli di accesso, a supporto della conformità ai requisiti dei registri elettronici
• Controlli, richieste o interblocchi integrati per ridurre il rischio di errori umani o passaggi saltati
• Database digitali consultabili per un recupero e una rendicontazione più rapidi dei dati
• Integrazione con sistemi di gestione di laboratorio, qualità o inventario

Molte piattaforme eBR sono progettate per aiutare i produttori a conformarsi alla Parte 21 del 11 CFR (record e firme elettroniche), all'Allegato 11 dell'EMA e a linee guida globali simili [2,4].

Confronto tra registrazioni di lotto cartacee ed elettroniche

Sono obbligatori i registri elettronici dei lotti?

I registri elettronici dei lotti non sono un requisito legale per la produzione di integratori alimentari negli Stati Uniti o nella maggior parte delle giurisdizioni globali. Le aziende possono utilizzare sistemi cartacei o elettronici, a condizione che rispettino tutti gli standard normativi applicabili. Ad esempio, il 21 CFR Parte 111 (per gli integratori alimentari), il 21 CFR Parte 11 (per i registri e le firme elettroniche) e le Norme di Buona Fabbricazione (GMP) generali richiedono che i registri siano accurati, completi, facilmente recuperabili e disponibili per l'ispezione [1,2,7]. Sia i sistemi cartacei che quelli elettronici possono soddisfare questi requisiti se gestiti correttamente [3].

I sistemi elettronici possono, tuttavia, offrire vantaggi in termini di tracciabilità, prevenzione degli errori, controlli di accesso e recupero dei record e possono aiutare le organizzazioni a dimostrare l'integrità dei dati in linea con le attuali linee guida normative [5].

Sistemi ibridi: precauzioni normative e pratiche comuni

Sebbene le normative vigenti consentano sia la registrazione dei lotti cartacea che quella elettronica, molte organizzazioni utilizzano sistemi "ibridi", ovvero una combinazione di componenti cartacei ed elettronici. Questa situazione si verifica spesso quando un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o un'altra piattaforma digitale genera modelli di registrazione dei lotti o ordini di lavoro che vengono stampati e compilati manualmente in fabbrica. Questo approccio è molto comune, soprattutto nelle strutture in cui i sistemi digitali supportano la pianificazione dell'inventario e della produzione, ma i registri di esecuzione finali rimangono su carta.

Tuttavia, i sistemi ibridi presentano sfide uniche per l'integrità e la conformità dei dati. Le autorità di regolamentazione come l'Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS) e l'Agenzia Europea per i Medicinali (EMA) generalmente sconsigliano i sistemi ibridi come soluzione a lungo termine [3]. I principali rischi includono:

• Lacune nell'integrità dei dati: Quando i documenti sono divisi tra documenti elettronici e cartacei, può non essere chiaro quale documento sia quello autorevole. Questo aumenta il rischio di errori, omissioni e incongruenze, nonché di modifiche non autorizzate o perdita di informazioni.
• Complicazioni della traccia di controllo: I revisori potrebbero avere difficoltà a seguire la sequenza degli eventi se le azioni vengono registrate in formati diversi. Le parti cartacee sono più vulnerabili ad alterazioni o errori di archiviazione, mentre i sistemi elettronici dispongono generalmente di percorsi di controllo automatizzati.
• Documenti generati dall'ERP: Anche quando i sistemi ERP o di esecuzione della produzione creano modelli controllati, una volta che questi vengono stampati e compilati manualmente, la tracciabilità e il controllo delle versioni possono diventare problemi, soprattutto se la carta viene ricopiata o annotata a mano.
• Onere della riconciliazione: Le organizzazioni che utilizzano approcci ibridi devono implementare controlli rigorosi per riconciliare tutti i record e garantire che ogni componente sia completo, aggiornato e tracciabile su tutte le piattaforme.
• Controllo normativo: Le linee guida dell’OMS e dell’EMA indicano che i sistemi ibridi “presentano maggiori opportunità di errori o di perdite di integrità dei dati” e raccomandano che tali approcci vengano utilizzati solo temporaneamente, con un piano chiaro per la transizione verso un flusso di lavoro completamente elettronico o completamente cartaceo [3,4].

In definitiva, le strutture che utilizzano sistemi ibridi dovrebbero essere pronte a dimostrare, durante audit o ispezioni, come i dati provenienti da entrambe le fonti vengano controllati, riconciliati e protetti da perdite o manomissioni. Se i sistemi ibridi sono necessari durante le transizioni, le organizzazioni dovrebbero sviluppare e documentare procedure per la gestione dei rischi e pianificare la completa integrazione digitale o cartacea in futuro.

Considerazioni sulla transizione

Le organizzazioni che stanno valutando il passaggio dai registri cartacei a quelli elettronici dovrebbero valutare attentamente diversi fattori critici prima di iniziare la transizione. Tra le considerazioni chiave figurano:

• Progettazione e convalida del sistema: La soluzione eBR deve essere convalidata per confermare che funziona come previsto, supporta l'integrità dei dati e soddisfa i requisiti normativi applicabili [2].
• Formazione e adozione da parte degli utenti: Gli operatori, il personale addetto alla qualità e i manager necessitano di una formazione e di un supporto completi per garantire un utilizzo efficace del nuovo sistema [5].
• Compatibilità con le apparecchiature e i processi esistenti: Il sistema eBR scelto dovrà integrarsi perfettamente con l'attuale infrastruttura di produzione, qualità e IT.
• Requisiti di integrità dei dati: È necessario stabilire controlli per proteggere i dati da modifiche non autorizzate, garantire firme elettroniche sicure e fornire una traccia di controllo affidabile [6].
• Politiche di accessibilità e conservazione a lungo termine: I registri elettronici devono essere conservati in modo sicuro e rimanere accessibili per l’intero periodo di conservazione richiesto dalla normativa o dalla politica aziendale [7].

L’implementazione di successo di un sistema di registrazione elettronica dei lotti richiede in genere una pianificazione attenta, una collaborazione interfunzionale tra produzione, qualità e IT e un monitoraggio continuo per garantire che le esigenze di conformità e operative continuino a essere soddisfatte [5].

Conclusione

I registri dei lotti, sia cartacei che elettronici, sono essenziali per garantire l'integrità della produzione di integratori alimentari. Entrambi gli approcci sono accettabili secondo le normative statunitensi e la maggior parte delle normative internazionali. Tuttavia, i sistemi elettronici possono garantire efficienze operative, una migliore integrità dei dati e un supporto migliore per le mutevoli aspettative normative. I sistemi ibridi, sebbene comuni, richiedono controlli rigorosi e presentano sfide di conformità uniche. Il passaggio dai registri dei lotti cartacei a quelli elettronici è una decisione strategica che dovrebbe essere guidata da un'attenta valutazione della preparazione organizzativa, dei requisiti di conformità e degli obiettivi aziendali a lungo termine [5].

Referenze

1. US Food and Drug Administration. 21 CFR Parte 111 – Buone pratiche di fabbricazione correnti per gli integratori alimentari.
2. US Food and Drug Administration. 21 CFR Parte 11 – Documenti elettronici; Firme elettroniche.
3. Organizzazione mondiale della Sanità. Serie di rapporti tecnici n. 996, Allegato 5 – Linee guida sulle buone pratiche di gestione dei dati e dei record. 2016.
4. Agenzia europea per i medicinali. Allegato 11 – Sistemi informatizzati. 2011.
5. US Food and Drug Administration. Domande e risposte sull'integrità dei dati e sulla conformità alle CGMP sui farmaci – Linee guida per l'industria. 2018.
6. Schema di cooperazione per l'ispezione farmaceutica. PIC/S PI 041-1 – Buone pratiche per la gestione e l'integrità dei dati in ambienti GMP/GDP regolamentati. 2021.
7. Commissione europea. EU EudraLex – Volume 4 – Linee guida sulle buone pratiche di fabbricazione.