Elektroniske kontra papirbaserte batchregistreringer i produksjon av kosttilskudd

I kosttilskuddsindustrien er det viktig å føre fullstendige, nøyaktige og sikre produksjonsregistre for å overholde regelverk og sikre produktkvalitet. Disse registrene – referert til som batchproduksjonsregistre (BMR-er) eller batchproduksjonsregistre (BPR-er) – er hjørnesteinen for å bekrefte at hvert produkt er produsert i samsvar med etablerte prosesser og standarder. Etter hvert som produksjonspraksis utvikler seg og regulatoriske forventninger øker, vurderer selskaper i økende grad elektroniske batchregistreringssystemer (eBR) for å støtte datakonsistens, sporbarhet og driftseffektivitet [1].

Hva er en batchproduksjonsjournal?

En produksjonslogg for batcher er et omfattende dokument som fanger opp hele historien om hvordan et spesifikt parti med kosttilskudd ble laget. En BMR inkluderer vanligvis:

• Detaljer om råmaterialer: lotnummer, leverandørinformasjon og brukte mengder
• Utstyr og verktøy: maskiner, vekter og annet utstyr involvert i prosessen
• Prosessparametere: vekter, tider, temperaturer og andre kritiske variabler registrert gjennom hele produksjonen
• Operatørmedvirkning: signaturer eller initialer for hvert fullført trinn, sammen med tidsstempler
• Kvalitetssjekker: resultater av testing underveis og testing av ferdige produkter, samt rengjørings- og omstillingslogger
• Avviksdokumentasjon: registreringer av eventuelle uventede hendelser eller avvik og iverksatte tiltak

Hovedformålet med en BMR er å demonstrere at hvert parti ble produsert i henhold til godkjente prosedyrer og spesifikasjoner, som kreves av 21 CFR del 111 og globale GMP-standarder [1,7].

Hva er en elektronisk batchregistrering?

En elektronisk batchregistrering (eBR) er en digital versjon av den tradisjonelle BMR-en. eBR-systemer er utformet for å registrere produksjonsdata enten automatisk (direkte fra utstyr eller digitale vekter) eller gjennom manuell operatørinndata på dataterminaler. Disse systemene kan veilede operatører trinn for trinn gjennom produksjonsinstruksjoner, kreve verifisering og signering, og flagge manglende eller utenfor spesifikasjonsdata før en batch kan fortsette [2].

eBR-systemer inkluderer ofte funksjoner som:

• Automatiserte, tidsstemplede revisjonsspor for alle handlinger og dataendringer
• Elektroniske signaturer og tilgangskontroller, som støtter samsvar med krav til elektroniske registre
• Innebygde kontroller, ledetekster eller sperringer for å redusere risikoen for menneskelige feil eller at trinn hoppes over
• Søkbare digitale databaser for raskere henting og rapportering av poster
• Integrasjon med laboratorie-, kvalitets- eller lagerstyringssystemer

Mange eBR-plattformer er utformet for å hjelpe produsenter med å overholde 21 CFR del 11 (elektroniske registre og signaturer), EMA Annex 11 og lignende global veiledning [2,4].

Sammenligning av papir- og elektroniske batchregistreringer

Er elektroniske batchregistreringer påkrevd?

Elektroniske batchregistre er ikke et lovkrav for produksjon av kosttilskudd i USA eller de fleste globale jurisdiksjoner. Bedrifter kan bruke enten papir- eller elektroniske systemer, forutsatt at de oppfyller alle gjeldende regulatoriske standarder. For eksempel krever 21 CFR del 111 (for kosttilskudd), 21 CFR del 11 (for elektroniske registre og signaturer) og generell god produksjonspraksis (GMP) at registre er nøyaktige, fullstendige, lett gjenfinnelige og tilgjengelige for inspeksjon [1,2,7]. Både papir- og elektroniske systemer kan oppfylle disse kravene hvis de administreres riktig [3].

Elektroniske systemer kan imidlertid tilby fordeler innen sporbarhet, feilforebygging, tilgangskontroll og gjenfinning av poster, og kan hjelpe organisasjoner med å demonstrere dataintegritet i tråd med gjeldende regulatoriske retningslinjer [5].

Hybride systemer: Reguleringsmessige forholdsregler og vanlige praksiser

Selv om både papirbaserte og elektroniske batchregistreringer er tillatt i henhold til gjeldende regelverk, bruker mange organisasjoner «hybrid»-systemer – en blanding av papirbaserte og elektroniske komponenter. Denne situasjonen oppstår ofte når et ERP-system (Enterprise Resource Planning) eller en annen digital plattform genererer batchregistreringsmaler eller arbeidsordrer som skrives ut og fylles ut for hånd i verkstedet. Denne tilnærmingen er svært vanlig, spesielt i anlegg der digitale systemer støtter lager- og produksjonsplanlegging, men de endelige utførelsesregistreringene forblir på papir.

Hybridsystemer presenterer imidlertid unike utfordringer for dataintegritet og samsvar. Reguleringsmyndigheter som Verdens helseorganisasjon (WHO) og Det europeiske legemiddelbyrået (EMA) fraråder generelt hybridsystemer som en langsiktig løsning [3]. Viktige risikoer inkluderer:

• Manglende dataintegritet: Når dokumenter er delt mellom elektronisk og papirbasert, kan det være uklart hvilken dokumentasjon som er autoritativ. Dette øker potensialet for feil, utelatelser og inkonsekvenser, samt uautoriserte endringer eller tap av informasjon.
• Komplikasjoner med revisjonsspor: Revisorer kan ha problemer med å følge hendelsesforløpet hvis handlinger registreres i forskjellige formater. Papirdeler er mer sårbare for endringer eller feilarkivering, mens elektroniske systemer generelt har automatiserte revisjonsspor.
• ERP-genererte dokumenter: Selv når ERP- eller produksjonssystemer oppretter kontrollerte maler, kan sporbarhet og versjonskontroll bli problemer når disse skrives ut og fylles ut manuelt – spesielt hvis papir kopieres på nytt eller annoteres for hånd.
• Avstemmingsbyrde: Organisasjoner som bruker hybride tilnærminger må implementere robuste kontroller for å avstemme alle poster og sikre at alle komponenter er komplette, oppdaterte og sporbare på tvers av plattformer.
• Reguleringskontroll: Veiledning fra WHO og EMA indikerer at hybridsystemer «gir flere muligheter for feil eller brudd på dataintegriteten» og anbefaler at slike tilnærminger kun brukes midlertidig, med en klar plan for overgang til en fullstendig elektronisk eller fullstendig papirbasert arbeidsflyt [3,4].

Til syvende og sist bør anlegg som bruker hybridsystemer være forberedt på å demonstrere, under revisjoner eller inspeksjoner, hvordan data fra begge kilder kontrolleres, avstemmes og beskyttes mot tap eller manipulering. Hvis hybridsystemer er nødvendige under overganger, bør organisasjoner utvikle og dokumentere prosedyrer for risikohåndtering og planlegge for full digital eller papirbasert integrering i fremtiden.

Overgangshensyn

Organisasjoner som vurderer å gå over fra papirbaserte til elektroniske batchregistreringer, bør nøye vurdere flere kritiske faktorer før de starter overgangen. Viktige hensyn inkluderer:

• Systemdesign og validering: eBR-løsningen må valideres for å bekrefte at den fungerer som tiltenkt, støtter dataintegritet og oppfyller gjeldende regulatoriske krav [2].
• Opplæring og brukeradopsjon: Operatører, kvalitetspersonell og ledere trenger omfattende opplæring og støtte for å sikre effektiv bruk av det nye systemet [5].
• Kompatibilitet med eksisterende utstyr og prosesser: Det valgte eBR-systemet bør integreres problemfritt med nåværende produksjons-, kvalitets- og IT-infrastruktur.
• Krav til dataintegritet: Det bør etableres kontroller for å beskytte mot uautoriserte dataendringer, sikre sikre elektroniske signaturer og gi et pålitelig revisjonsspor [6].
• Langsiktige retningslinjer for tilgjengelighet og oppbevaring: Elektroniske registre må lagres sikkert og være tilgjengelige i hele oppbevaringsperioden som kreves av forskrifter eller selskapets retningslinjer [7].

En vellykket implementering av et elektronisk batchregistreringssystem krever vanligvis nøye planlegging, tverrfaglig samarbeid mellom produksjon, kvalitet og IT, og kontinuerlig overvåking for å sikre at samsvar og driftsbehov fortsatt oppfylles [5].

Konklusjon

Batchregistreringer – enten på papir eller elektronisk – er avgjørende for å sikre integriteten til produksjon av kosttilskudd. Begge tilnærmingene er akseptable i henhold til amerikanske og de fleste internasjonale forskrifter. Elektroniske systemer kan imidlertid gi driftseffektivitet, forbedret dataintegritet og bedre støtte for utviklende regulatoriske forventninger. Hybride systemer, selv om de er vanlige, krever sterke kontroller og presenterer unike samsvarsutfordringer. Overgangen fra papir til elektroniske batchregistreringer er en strategisk beslutning som bør styres av en nøye vurdering av organisasjonens beredskap, samsvarskrav og langsiktige forretningsmål [5].

Referanser

1. US Food and Drug Administration. 21 CFR del 111 – Gjeldende god produksjonspraksis for kosttilskudd.
2. US Food and Drug Administration. 21 CFR del 11 – Elektroniske dokumenter; elektroniske signaturer.
3. Verdens Helseorganisasjon. Teknisk rapportserie nr. 996, vedlegg 5 – Veiledning om god praksis for data- og arkivhåndtering. 2016.
4. Det europeiske legemiddelkontoret. Vedlegg 11 – Datastyrte systemer. 2011.
5. US Food and Drug Administration. Spørsmål og svar om dataintegritet og samsvar med legemiddel-CGMP – veiledning for industrien. 2018.
6. Samarbeidsordning for farmasøytisk inspeksjon. PIC/S PI 041-1 – God praksis for datahåndtering og integritet i regulerte GMP/GDP-miljøer. 2021.
7. Europakommisjonen. EU EudraLex – Bind 4 – Retningslinjer for god produksjonspraksis.