补充剂生产中的电子批次记录与纸质批次记录
在膳食补充剂行业，维护完整、准确和安全的生产记录对于遵守法规和确保产品质量至关重要。这些记录被称为批次生产记录 (BMR) 或批生产记录 (BPR)，是验证每件产品是否按照既定流程和标准生产的基石。随着生产实践的演变和监管要求的提高，越来越多的企业开始考虑使用电子批次记录 (eBR) 系统来确保数据一致性、可追溯性和运营效率 [1]。
什么是批次生产记录？
批次生产记录是一份全面的文件，记录了特定批次膳食补充剂的完整生产历史。BMR 通常包含以下内容：
- 原材料详情： 批号、供应商信息和使用数量
- 设备和工具： 机器、天平以及过程中涉及的其他设备
- 工艺参数： 在整个生产过程中记录重量、时间、温度和其他关键变量
- 操作员参与： 每个已完成步骤的签名或首字母，以及时间戳
- 质量检查： 过程和成品测试结果以及清洁和转换记录
- 偏差文档： 任何意外事件或不合规情况的记录以及采取的措施
BMR 的主要目的是证明每一批产品都是按照 21 CFR Part 111 和全球 GMP 标准的要求，按照批准的程序和规格生产的 [1,7]。
什么是电子批记录？
电子批记录 (eBR) 是传统批记录 (BMR) 的数字化版本。eBR 系统旨在自动（直接从设备或电子秤）或通过操作员在计算机终端手动输入来采集生产数据。这些系统可以引导操作员逐步完成生产说明，要求验证和签字，并在批次生产进行前标记缺失或不合格的数据 [2]。
eBR 系统通常包括以下功能：
- 所有操作和数据更改的自动化、带时间戳的审计跟踪
- 电子签名和访问控制，支持遵守电子记录要求
- 内置检查、提示或联锁，以减少人为错误或跳过步骤的风险
- 可搜索的数字数据库，可更快地检索记录和报告
- 与实验室、质量或库存管理系统集成
许多 eBR 平台旨在帮助制造商遵守 21 CFR 第 11 部分（电子记录和签名）、EMA 附件 11 以及类似的全球指南 [2,4]。
纸质和电子批次记录的比较
| 特性 | 纸质 BMR | 电子基础医学报告 (eBR) |
|---|---|---|
| 数据录入 | 手册，操作员手写 | 自动化或半自动化；直接输入或数据收集 |
| 审计追踪 | 手写注释，可能难以验证序列 | 带时间戳的数字日志；可跟踪和检索更改 |
| 审查过程 | 由 QA 进行手动审核；存在遗漏不完整步骤的风险 | 可以包含内置检查；实时标记缺失条目 |
| 易读性 | 可变，取决于笔迹 | 标准化、易读的格式 |
| 错误预防 | 取决于操作员的培训和对细节的关注 | 可能包括自动提示、联锁和系统验证 |
| 记录检索 | 在档案室或档案馆中手动搜索 | 可搜索的数据库，快速检索和报告 |
是否需要电子批次记录？
在美国或全球大多数司法管辖区，电子批记录并非膳食补充剂生产的法律要求。公司可以使用纸质或电子系统，只要其符合所有适用的监管标准即可。例如，21 CFR 第 111 部分（针对膳食补充剂）、21 CFR 第 11 部分（针对电子记录和签名）以及通用良好生产规范 (GMP) 都要求记录准确、完整、易于检索且可供检查 [1,2,7]。如果管理得当，纸质和电子系统均可满足这些要求 [3]。
然而，电子系统在可追溯性、错误预防、访问控制和记录检索方面具有优势，并且可以帮助组织根据当前的监管指南证明数据完整性 [5]。
混合系统：监管注意事项和常见做法
虽然现行法规允许使用纸质和电子批次记录，但许多组织仍在使用“混合”系统，即纸质和电子组件的混合系统。这种情况通常发生在企业资源规划 (ERP) 系统或其他数字平台生成批次记录模板或工单，而这些模板或工单需要打印出来并在车间手工填写时。这种方法非常普遍，尤其是在那些使用数字系统支持库存和生产计划，但最终执行记录仍保留在纸质上的工厂中。
然而，混合系统对数据完整性和合规性提出了独特的挑战。世界卫生组织 (WHO) 和欧洲药品管理局 (EMA) 等监管机构通常不建议将混合系统作为长期解决方案 [3]。主要风险包括：
- 数据完整性漏洞： 当记录被拆分为电子版和纸质版时，很难确定哪份记录才是权威的。这增加了出现错误、遗漏和不一致的可能性，以及未经授权的更改或信息丢失的可能性。
- 审计追踪的复杂性： 如果操作以不同的格式记录，审计人员可能难以追踪事件的顺序。纸质文件更容易被篡改或归档错误，而电子系统通常具有自动审计追踪功能。
- ERP生成的文档： 即使 ERP 或制造执行系统创建了受控模板，一旦这些模板被手动打印和完成，可追溯性和版本控制就会成为问题 - 特别是在手动重新复印或注释纸张的情况下。
- 对账负担： 使用混合方法的组织必须实施强有力的控制来协调所有记录并确保每个组件都是完整的、最新的并且可跨平台追踪。
- 监管审查： 世界卫生组织 (WHO) 和欧洲药品管理局 (EMA) 的指导意见指出，混合系统“更容易出现错误或数据完整性缺失”，并建议仅暂时使用此类方法，并制定明确的计划过渡到完全电子化或完全纸质的工作流程 [3,4]。
最终，采用混合系统的设施应准备好在审计或检查期间展示如何控制、协调并防止来自两个来源的数据丢失或篡改。如果在过渡期间必须使用混合系统，组织应制定并记录风险管理程序，并规划未来实现完全数字或纸质集成。
过渡考虑
考虑从纸质批记录迁移到电子批记录的组织应在开始迁移之前仔细评估几个关键因素。主要考虑因素包括：
- 系统设计和验证： 必须对 eBR 解决方案进行验证，以确认其性能符合预期、支持数据完整性并满足适用的监管要求 [2]。
- 培训和用户采用： 操作员、质量人员和管理人员需要全面的培训和支持，以确保有效使用新系统 [5]。
- 与现有设备和工艺的兼容性： 所选的 eBR 系统应与当前的制造、质量和 IT 基础设施顺利集成。
- 数据完整性要求： 应建立控制措施，防止未经授权的数据更改，确保电子签名的安全，并提供可靠的审计跟踪[6]。
- 长期可访问性和保留政策： 电子记录必须安全存储，并在法规或公司政策要求的整个保留期内保持可访问 [7]。
成功实施电子批记录系统通常需要周密的规划，生产、质量和 IT 之间的跨职能协作，以及持续的监控，以确保持续满足合规性和运营需求 [5]。
结语
批记录（无论是纸质还是电子版）对于确保膳食补充剂生产的完整性至关重要。这两种方式均符合美国和大多数国际法规的要求。然而，电子系统可以提高运营效率、增强数据完整性，并更好地支持不断变化的监管要求。混合系统虽然很常见，但需要强有力的控制，并带来独特的合规挑战。从纸质批记录过渡到电子批记录是一项战略决策，应在仔细评估组织准备情况、合规性要求和长期业务目标后进行。[5]
案例
- 美国食品和药物管理局。 21 CFR 第 111 部分 – 现行膳食补充剂良好生产规范.
- 美国食品和药物管理局。 21 CFR 第 11 部分 – 电子记录；电子签名.
- 世界卫生组织。 技术报告系列第 996 号，附件 5 – 良好数据和记录管理规范指南。 2016。
- 欧洲药品管理局。 附件 11 – 计算机化系统。 2011。
- 美国食品和药物管理局。 数据完整性与药品CGMP合规性问答——行业指南。 2018。
- 药品检验合作计划。 PIC/S PI 041-1 – 受监管的 GMP/GDP 环境中数据管理和完整性的良好实践。 2021。
- 欧盟委员会。 欧盟 EudraLex – 第 4 卷 – 良好生产规范指南.
