膳食補充劑生產中的電子批次記錄與紙本批次記錄
在膳食補充劑行業，維護完整、準確且安全的生產記錄對於合規性和確保產品品質至關重要。這些記錄——被稱為批量生產記錄 (BMR) 或批次製造記錄 (BPR)——是驗證每件產品是否按照既定流程和標準生產的基石。隨著生產實踐的不斷發展和監管要求的日益嚴格，越來越多的公司開始考慮採用電子批次記錄 (eBR) 系統來支援資料一致性、可追溯性和營運效率 [1]。
什麼是批量生產記錄？
批量生產記錄是一份全面的文件，詳細記錄了特定批次膳食補充劑的生產歷史。批量生產記錄通常包括：
- 原料詳情： 批號、供應商資訊和使用數量
- 設備和工具： 過程中涉及的機器、天平和其他設備
- 製程參數： 生產過程中記錄重量、時間、溫度和其他關鍵變量
- 營運商參與： 每完成一個步驟，都要有簽名或縮寫，以及時間戳記。
- 品質檢查： 在製品和成品測試結果，以及清潔和換型記錄
- 偏差記錄： 記錄任何意外事件或不符合項以及採取的行動。
BMR 的主要目的是證明每一批次都是按照 21 CFR 第 111 部分和全球 GMP 標準 [1,7] 的要求，按照批准的程序和規範生產的。
什麼是電子批次記錄？
電子批次記錄 (eBR) 是傳統批次記錄 (BMR) 的數位化版本。 eBR 系統旨在自動（直接從設備或電子秤獲取）或透過操作員在電腦終端手動輸入來收集生產資料。這些系統可以引導操作員逐步完成生產操作，要求進行驗證和簽字，並在批次生產開始前標記缺失或不符合規格的資料 [2]。
電子活檢系統通常包含以下功能：
- 所有操作和資料變更均自動產生帶有時間戳記的稽核追蹤。
- 電子簽名和存取控制，支援符合電子記錄要求
- 內建檢查、提示或連鎖裝置，以降低人為錯誤或漏步驟的風險
- 可搜尋的數位資料庫，用於更快地檢索記錄和報告
- 與實驗室、品質或庫存管理系統集成
許多 eBR 平台旨在幫助製造商遵守 21 CFR 第 11 部分（電子記錄和簽名）、EMA 附件 11 和類似的全球指南 [2,4]。
紙本批次記錄與電子批次記錄的比較
| 獨特之處 | 紙質BMR | 電子版BMR（eBR） |
|---|---|---|
| 數據錄入 | 操作手冊，由操作員手寫。 | 自動化或半自動化；直接輸入或資料採集 |
| 審計跟踪 | 手寫註釋可能難以核實順序。 | 帶有時間戳記的數位日誌；變更可追蹤和檢索 |
| 審查流程 | 品質保證部門進行人工審核；有遺漏或不完整步驟的風險。 | 可以包含內建檢查；即時標記缺失條目 |
| 易讀性 | 因筆跡而異 | 標準化、易於閱讀的格式 |
| 錯誤預防 | 取決於操作人員的訓練和對細節的關注程度。 | 可能包括自動提示、連鎖裝置和系統驗證 |
| 記錄檢索 | 在檔案室或檔案館進行人工查找 | 可搜尋資料庫，快速檢索和報告 |
是否需要電子批次記錄？
在美國或大多數全球司法管轄區，電子批次記錄並非膳食補充劑生產的強制性法律要求。企業可以使用紙本或電子系統，只要符合所有適用的監管標準即可。例如，《美國聯邦法規》第21篇第111部分（針對膳食補充劑）、第21篇第11部分（針對電子記錄和簽名）以及通用良好生產規範 (GMP) 均要求記錄準確、完整、易於檢索且可供檢查 [1,2,7]。若管理得當，紙本和電子系統均可滿足這些要求 [3]。
然而，電子系統在可追溯性、錯誤預防、存取控制和記錄檢索方面可以提供優勢，並且可以幫助組織證明資料完整性符合當前的監管指導[5]。
混合系統：監管注意事項和常見做法
儘管現行法規允許使用紙本和電子批次記錄，但許多企業採用「混合」系統——紙本和電子組件的結合。這種情況通常發生在企業資源計劃 (ERP) 系統或其他數位平台產生批次記錄範本或工單，然後列印出來在車間手動填寫時。這種方法非常普遍，尤其是在那些數位系統支援庫存和生產計劃，但最終執行記錄仍然保留在紙本上的工廠。
然而，混合系統在資料完整性和合規性方面帶來了獨特的挑戰。世界衛生組織（WHO）和歐洲藥品管理局（EMA）等監管機構通常不建議混合系統作為長期解決方案[3]。主要風險包括：
- 資料完整性缺陷： 當記錄分散在電子版和紙本版時，很難確定哪份記錄才是權威的。這會增加出錯、遺漏和不一致的可能性，以及未經授權的更改或資訊遺失的風險。
- 審計追蹤複雜情況： 如果行動記錄採用不同的格式，稽核人員可能難以追蹤事件順序。紙本部分更容易被篡改或錯放，而電子系統通常具有自動審計追蹤功能。
- ERP系統產生的文件： 即使 ERP 或製造執行系統創建了受控模板，一旦這些模板被列印出來並手動完成，可追溯性和版本控制就會成為問題——尤其是在紙張被重新複印或手動註釋的情況下。
- 和解負擔： 採用混合方法的組織必須實施強有力的控制措施，以核對所有記錄，並確保每個組件完整、最新且可跨平台追溯。
- 監理審查： 世界衛生組織和歐洲藥品管理局的指南指出，混合系統“更容易出現錯誤或數據完整性漏洞”，並建議僅暫時使用此類方法，並製定明確的計劃過渡到完全電子化或完全紙質化的工作流程[3,4]。
最終，採用混合系統的機構應做好準備，在審計或檢查期間證明如何控制、核對和保護來自兩種數據源的數據，防止數據丟失或篡改。如果在過渡期間必須使用混合系統，機構應制定並記錄風險管理程序，並規劃未來全面整合數位化或紙本系統。
過渡期注意事項
考慮從紙本批次記錄過渡到電子批次記錄的組織，在開始過渡之前應仔細評估幾個關鍵因素。主要考慮因素包括：
- 系統設計與驗證： 必須對 eBR 解決方案進行驗證，以確認其能夠按預期運行、支援資料完整性並滿足適用的監管要求 [2]。
- 培訓和使用者採納： 操作人員、品質人員和管理人員需要接受全面的培訓和支持，以確保有效使用新系統[5]。
- 與現有設備和製程的兼容性： 所選的 eBR 系統應與現有的製造、品質和 IT 基礎設施無縫整合。
- 資料完整性要求： 應建立控制措施，以防止未經授權的資料更改，確保安全的電子簽名，並提供可靠的稽核追蹤[6]。
- 長期可近性和保留策略： 電子記錄必須安全存儲，並在法規或公司政策要求的整個保留期內保持可訪問性[7]。
成功實施電子批次記錄系統通常需要精心規劃、生產、品質和 IT 部門之間的跨職能合作，以及持續監控，以確保合規性和營運需求持續滿足 [5]。
結語
批次記錄——無論是紙質的還是電子的——對於確保膳食補充劑生產的完整性至關重要。美國和大多數國際法規均可接受這兩種方式。然而，電子系統可以提高營運效率、增強資料完整性，並更好地支援不斷變化的監管要求。混合系統雖然常見，但需要嚴格的控制，並帶來獨特的合規性挑戰。從紙本批次記錄過渡到電子批次記錄是一項策略決策，應以對組織準備、合規要求和長期業務目標的仔細評估為指導[5]。
參考
- 美國食品藥物管理局。 21 CFR 第 111 部分－膳食補充劑現行良好生產規範.
- 美國食品藥物管理局。 21 CFR 第 11 部分－電子記錄；電子簽名.
- World Health Organization. 技術報告系列第996號，附件5－良好數據與記錄管理實務指南。 2016。
- 歐洲藥品管理局。 附件 11 – 電腦化系統。 2011。
- 美國食品藥物管理局。 資料完整性與藥品現行藥品生產規範合規性問答－產業指南。 2018。
- 藥品檢查合作計畫。 PIC/S PI 041-1 – 受監管的 GMP/GDP 環境下資料管理和完整性的良好實踐。 2021。
- 歐盟委員會。 歐盟EudraLex – 第4卷 – 良好生產規範指南.
